Использование Принципа Парето
Принцип или Закон Парето, который называют также Принципом 20/80, становится все более популярен – ведь подобные зависимости находят в различных областях жизни, и использовать это вполне логично. Однако часть трактовок и рекомендаций по использованию Принципа Парето вызывает сомнения, поэтому попробуем разобраться в этом вопросе.
Смысл Принципа Парето в том, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий, отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Открыта эта зависимость была итальянским экономистом Вильфредо Парето, который обнаружил, что 80% всех богатств принадлежит 20% населения.
В середине ХХ века профессор филологии из Гарварда Джордж К. Зипф и инженер Иосиф Мозес Юран расширили трактовку – оказалось, что соотношение 20/80 (или около того) касается не только богатств, но и соотношения приложенных ресурсов (время, кадры, инвестиции и др.) и полученных результатов, а также зависимости качества товара от факторов производства. И тут Принцип Парето «ушел в массы». Повлияв на 20% факторов производства, можно повысить качество продукции (снизить количество брака) на 80% - гениально! 20-30% сотрудников производят 70-80% результата – какой простор для оптимизации расходов на оплату труда!
Сейчас Принцип Парето стал использоваться и для повышения личной эффективности, а в Интернете масса советов от коучей, бизнес-тренеров и консультантов по его использованию. И тут появляются странные рекомендации, следовать которым можно только с оговорками и принимать со здоровым скептицизмом. Даже если не касаться того, что соотношение 20/80 не является жестким, а может в конкретных случаях быть 10/90, 35/60 и т.д. (например, распределение дохода, на котором сделал свое открытие Парето, сейчас оценивается как 5/95) – главным в Законе Парето является несоразмерность, а не конкретные цифры. Рассмотрим некоторые из них (рекомендации взяты из реальных статей в Интернет).
Странная рекомендация 1. Поскольку 20% Ваших усилий дают 80% результата/дохода, откажитесь от оставшихся 80% усилий, сэкономьте время и силы.
Простой логики достаточно, чтобы понять – при этом Вы просто потеряете 20% дохода. Зависит от реальной загруженности (если работа занимает 14 часов в день – снизить нагрузку необходимо) – но большинство все же не готово настолько терять в доходах.
Если копнуть глубже, то понятно, что из оставшихся усилий также 80% дают только 20% дохода – так может, от них тоже отказаться? И еще, и еще… пока не окажется, что хватает только на хлеб и воду… А потом не хватает даже на это – потому что в отказе от 80% усилий есть еще один момент.
Спросите профессионального музыканта – сколько времени тратилось и тратится на гаммы и этюды, на разучивание нового произведения, на изучение интерпретаций, чтобы лучше передать характер. Спросите профессионального танцора – сколько сил нужно на работу у станка, бесконечные повторы элементов и связок, репетиции и прогоны. Не будем о людях искусства – сколько бухгалтер тратит времени на изучение изменений в учете, юрист – на изменения в законодательстве и примеры рассмотрения аналогичных дел в судах различных инстанций, менеджер по продажам – на «холодные звонки», встречи для знакомства с потенциальным клиентом, предварительные переговоры, когда о заключении сделки еще речь не идет? Да и вспомните себя в первом классе – каких усилий требовало рисование палочек и крючочков в прописи, когда ровненько получалось только две на строчке, а остальные – кривенько? Можно ли научиться писать, если отказаться от корявых палочек в прописях? Долго ли останется в штате бухгалтер, «сэкономивший усилия» и пропустивший изменения ставок НДС и увеличение минимальной зарплаты? Кому нужен пианист, который садится за рояль только во время концерта?
Что можно сделать, понимая, что 80% усилий дает только 20% результата? Не отказываться от них, а попробовать получать этот результат более эффективными методами. У бухгалтеров и юристов есть информационно-правовые системы – с ними нужные изменения и прецеденты находятся гораздо быстрее, чем при перелопачивании первоисточников. Кроме того, ИПС еще и дайджесты наиболее важных изменений делают – еще быстрее. Для поддержания себя в хорошей физической форме можно найти более эффективные упражнения – интервальная тренировка позволяет разгонять метаболизм лучше, чем просто кардио, берпи нагружают все основные мышцы одновременно. Для профессионального музыканта нужны более сложные этюды, чем для начинающего – и так далее. При этом соотношение 20/80 (или около того) сохраняется – но результаты становятся выше, поскольку эффективность тех самых 80% растет.
Странная рекомендация 2. 20% клиентов компании приносят ей 80% дохода - если сконцентрироваться на главных доходообразующих клиентах, исключив из поля деятельности мелких, несущественных и отнимающих время, можно существенно повысить прибыль компании.
Представьте ресторан, в котором постоянных клиентов, заказывающих много всего, включая Hennessy VSOP, привечают, а если вы к ним только за кофе с пирожным заходите, так и официанта не дождешься. Представили? Даже посещали такое? Когда-когда заведение продали? Не продали, до сих пор на пыльных окнах висит объявление о продаже или аренде? То есть даже у места, а не только у названия репутация пострадала…
Конечно, 20% наиболее платежеспособных клиентов нужно всячески привечать, высылать специальные предложения, выделять для них персонального менеджера и поздравлять с днем рождения их любимой кошки. Но если при этом исключить клиентов с маленькими заказами – смотри следствие из рекомендации 1. Потерять 20% дохода от мелких клиентов легко – но не факт, что крупные при этом будут давать больше. Хотя бы потому, что съесть за двоих у каждого из них не получится. И мыть машину чаще, чем сейчас, смысла нет. И объем его закупок в вашей компании зависит не только от того, как его «облизывает» ваш менеджер, но и от емкости рынка, его собственных оборотов, объема средств на закупку, условий по отсрочке, площадей его собственных складов и (если уж честно) того, насколько его «облизывают» ваши конкуренты.
Кстати, в большинстве ресторанов понимают, что потерять мелких клиентов чревато потерей бизнеса. Поэтому официант вежлив со всеми, действуют скидки на завтрак и бизнес-ланч, и проводится целый ряд мероприятий по оборачиваемости мест и повышению среднего чека. А к тому, кто закажет арманьяк 1918 года и самое дорогое блюдо меню, выйдут шеф-повар и владелец ресторана.
Поэтому – для VIP-клиентов персональные менеджеры и французское шампанское к праздникам, для остальных – грамотные сотрудники и к праздникам хорошие конфеты или просто теплые слова (только не говорите им, что кому-то подарили «Вдову Клико»). А еще кросс-продажи, продажи сопутствующих товаров, для ряда бизнесов – продажа сервисного обслуживания и т.д.
Странная рекомендация 3. 20% сотрудников приносят 80% доходов. Без остальных вполне можно обойтись, практически не потеряв при этом в доходной части бюджета, но существенно сэкономив в расходной.
Есть оговорка, что речь идет об однородных сотрудниках – например, менеджерах по продажам (уже плюс, ряд «пирамидальных» компаний вообще декларирует, что деньги приносят только продажники, а остальные типа бухгалтерии их тратят). Однако «практически не потеряв» - это 20% дохода. Экономия в расходной – это зарплаты тех самых уволенных менеджеров по продажам или торговых представителей. Зарплаты таких сотрудников обычно складываются из оклада и процентов с продаж. Оклады небольшие – чтобы был стимул больше продать. Поскольку увольняем неэффективных – проценты у них тоже небольшие. Очевидно, что маржа по «потерянным» 20% существенно больше, чем зарплаты продававших эти 20% менеджеров (в ней еще, как минимум, часть зарплаты работников производства или склада, сотрудников офиса, прибыли собственников).
Что же можно сделать с сотрудниками? Во-первых, посмотреть в целом на бизнес-процессы и подумать, как их оптимизировать в целом. Иногда при прописывании бизнес-процессов становится понятно, что какие-то этапы лучше выделить отдельно, а какие-то «довесить» на других сотрудников. Или оказывается, что какие-то функции у человека получаются лучше, какие-то хуже (это тоже соответствует принципу Парето) – на другой должности или другом функционале он будет более эффективен, чем сейчас. Возможно, следует перераспределить функции – в отделах продаж, например, иногда выделяют отдельно менеджеров по активным продажам, ищущих новых клиентов, и ассистентов, ведущих уже набранную клиентскую базу. Заставь активщика заниматься рутиной – он «погаснет». Ассистент, которому нужно позвонить «холодному» клиенту, получит такой стресс, что еще неделю даже постоянным клиентам звонить будет бояться. Хотя в других компаниях один человек и привлекает, и ведет клиента.
В каких-то случаях можно «снять модель» ведения переговоров с лучших сотрудников и создать на основе ее скрипты для остальных. Новые технологии тут в помощь – CRM помогает «выстроить» процесс и мотивировать сотрудников.
Во-вторых, посмотреть повнимательнее на «отстающих» - не могут лучше или не хотят? Если не хотят – действительно, лучше расстаться и дальнейшие действия по оптимизации вести без них. Если не могут – научить, как лучше. Для этого и существуют нормативные документы, наставничество, методические рекомендации внутри компании, учебные порталы крупных компаний, «живые» тренинги (например, «Перспектива» проводит их в корпоративном и наборном формате). Кстати, участие в тренингах лучших сотрудников тоже целесообразно – человек может и какие-то навыки освежить, и что-то новое узнать-научиться, и обид на тему «работодатель не хочет в меня вкладывать» не будет – а при лучших другим участникам нагляднее понятно, чему именно учат.
В-третьих, пересмотреть систему мотивации – материальной и нематериальной. Это тема для другой статьи, отметим только, что здесь важно не переусердствовать – если ужесточаете финансовые условия, есть риск потерять лучших, которые уверены, что в любом месте справятся и заработают.
Эти меры позволят сохранить и повысить доход, потому что повысится эффективность каждого оставшегося сотрудника (при этом избавляемся мы не от 80%, а только от тех, кто действительно не хочет работать лучше).
Странная рекомендация 4. Принцип Парето и взаимоотношения с людьми. Лишь небольшая часть людей занимает действительно значимое место в вашей жизни. Именно этим людям следует уделять 80% своего внимания.
Вариант этой рекомендации – оставьте в своем окружении только успешных людей, на которых хотите походить, от остальных избавьтесь.
Действительно хороший совет. Только сначала лучше спросить себя – насколько вы лично интересному успешному человеку, на которого хотите быть похожим? Вполне возможно, он вас относит к тем 80%, от которых ему лично надо держаться подальше.
Кроме того, когда Вы решаете уделять больше времени общению со значимыми для вас людьми – Вы спросили этого человека, готов ли он уделять больше времени общению с вами? В результате такого несовпадения человек, который вам симпатизировал, может почувствовать, что вы его «душите» своим желанием больше общаться (каждый вспомнит пример, когда его или кого-то знакомого довели многочисленными смс, звонками или предложениями пообщаться от симпатии до отвращения).
Поэтому при «расхламлении» деловых и личных контактов также нужна мера. Однозначно минимизируйте или исключите общение с «токсичными» людьми – кто жалуется, считает, что им все обязаны, тянет из вас ресурсы и т.д. Снизьте внимание к малозначимым для вас людям. Но одновременно с этим подумайте – где и как можно познакомиться с теми, кто интересен? Что предложить, чтобы они тоже хотели общаться? И, увеличивая интенсивность общения с кем-то, отслеживайте обратную связь – насколько человек рад этому увеличению, в какой момент лучше переключиться на других знакомых и дать от себя отдохнуть.
Есть еще много вариантов применения Принципа Парето. И если внедрять их с умом, а не следовать им слепо, то в результате и деловая, и личная жизнь может стать гораздо эффективнее и приятнее.
Наталья Пруднова
менеджер по развитию компании "Перспектива"